تعدد المهام.. طريقك لتصبح ناجحًا (Multitasking)

تعليم أبريل. 2024

By Amira Ayman

تعدد المهام أو تعدد المسؤوليات؛ يتراود على مسامعنا هذا المصطلح الشائع حيث أصبح له انتشارًا كبيرًا وواسع في ظل  عصرنا الرقمي هذا، و تشبع الكثير من المجالات.

ولكن يظل التساؤل: ما هو تعدد المهام؟ وهل يتوافق مع أصحاب العمل، أم أن هذا مضيعة للوقت نظرًا لتأثيره على الإنتاجية النهائية.

التساؤلات في هذه الزاوية كثيرة، وحتى نجيب على كل هذه التساؤلات وأكثر، هيا بنا لنتعمق قليلاً في كل سؤال على حدة.

ما هو تعدد المهام؟

تعدد المهام، هو عندما يصبح الشخص متعدد في مهامه، قد يكون أنت أو صديقك أو زميلك فى العمل، هو شخص يوزع طاقته على تنفيذ أكثر من مهمة في وقت واحد، من خلال التبديل بين كل مهمة والأخرى، حيث لديه الإمكانية لإدارة العديد من المهام في نفس الوقت.

ولكن ماذا بعد؟

هل متعدد المهام لديه قدرة عالية على تنظيم الوقت بين مهامه الكثيرة؟ هل الإنتاجية النهائية للعمل تظهر بكفاءة عالية؟

لنكن واقعيين أكثر، هل توزيع طاقتك على مهام كثيرة فى وقت واحد يعطي نفس الانتاجية التي يعطيها شخص قرر التركيز على مهمة واحدة؟ 

بالطبع لا، الأداء والانتاجية عندما يتم توزيعها على أكثر من مهمة في وقت واحد لا تعطي نفس الانتاجية عندما يتم أداء مهمة واحدة.

أمثلة على تعدد المهام

1- سماع للكتب الصوتية أثناء كتابة الإيميلات

2- بداية مشروع جديد في ظل وجود مشروع آخر.

3- الاستماع إلى المحاضرات وكتابتها.

4- قراءة كتاب أثناء تناول الطعام.

5- مدرس يرد على أولياء الأمور في نفس الوقت.

6- تسجيل فيديو قصير أثناء قيادة السيارة.

7-الرد على العملاء وإرسال الإيميلات و الرد على الهاتف.

8- الدخول في أكثر من نشاط في وقت واحد.

كل مثال يوضح فكرة تعدد المهام في تنفيذ مهمتين أو أكثر في نفس الوقت، وغيرها الكثير من المهام في سوق العمل أو الدراسة.

اقرأ أيضا: (IELTS) هل أنت مستعد لتأدية اختبار الآيلتس

التحديات التي تواجه أصحاب مهارات تعدد المهام

1- تنظيم الوقت

عدم القدرة على تنظيم الوقت هو أكبر عامل يواجه متعددي المهام نظرًا لأنهم يريدون أن يؤدوا كل ما هو جذاب لهم بغض النظر عن الأضرار التي يعقبها.

2- تشتت فوق التشتت

التركيز على شيء واحد بعينه يعطيك تشتت أكثر، فأصحاب متعددي المهام يواجهون تحدي كبيرًا في هذه النقطة فهم لا يستطيعون التركيز على شيء واحد، نظرا لأن هذا يختلف مع طبيعة جسدهم وتفكيرهم، فلو حاولوا التركيز على مهمة واحدة ليصبح لديهم تشتت أكثر.

3-مشتتات المجتمع

ينظر إليك المجتمع والذي يشمل أهلك وأصدقائك أو المحيط الذي تعيش فيه، أنك شخص مشتت ذهنيًا وعمليًا، وهذا بسبب عدم درايتهم بطبيعتك وشخصيتك بشكل جيد، ليصبح وجود تناقض كبير على التفهم معك.

اقرأ أيضاً: أهم 10 مهارات مطلوبة فى سوق العمل

كيف يمكنك توزيع مهامك..

 الآن وبعد معرفتك لكل هذه التحديات أنصت جيدًا أيها الشخص متعدد المهام، أنت لست مظطرًا لتغيير طبيعة تفكيرك فقط تتبع النصائح بشكل جيد حتى تتصالح مع فكرة أنك شخص متعدد المهام.

1- اعرف ذاتك

متعدد المهام يواجه صعوبة في تقبل المجتمع لفهمه، ليكن الدور عليك وهو أن تعرف ذاتك جيدًا وتتعرف على نفسك بشكل جيد، لتستطع تفسير الاختلاف في شخصيتك وطرق تفكيرك عن غيرك، وكن متصالحًا معها .

2-  لست وحدك

 بعد تعرفك على ذاتك يجب أن تكون على دراية بأنك لست أول شخص في العالم يميل لتعدد مهامه، فهناك فئات كثيرة تتأقلم على تنفيذ أكثر من مهمة لما لها من قدرة سريعة على الإنجاز. 

وتعرف أكثر على مشاهير لديهم تعدد مهام وأثبتوا ذاتهم عن جدارة

3- تجنب

لا تحاول تغيير طبيعتك حتى تتوافق مع طبيعة المجتمع وكن مقتنعًا بذلك جيدًا.

لذلك تجنب مشتتات المجتمع و كل ما يشتت طبيعتك، وركز جيدًا على ما تقدمه، فأنت لست مظطرًا لتشتت نفسك فوق التشتيت أكثر، حتى لا تصبح في حيرة كبيرة بين تقاليد المجتمع فستجد الكثير ممن ينصحونك، يجب أن تركز على مهمة واحدة حتى تنتج أكثر أو يكن لديك مسمى وظيفي معين لذلك تجنب كل ذلك وركز على ذاتك أولًا.

4- وزع مهامك

 اعلم أنك لست آلة تنتج مهام معينة في وقت واحد فيجب توزيع طاقتك بشكل جيد على كل مهمة

فما يهمك هو الإنتاجية النهائية وحتى لا تصبح شخص يؤدى مهام فقط يجب أن توزع مهامك الكثيرة على وقتك.

قام علماء النفس بإجراء تجربة عملية على مجموعة أشخاص حيث قام المشاركون بتجربة وهي تأدية الكثير من المهام والتبديل بين مهمة والأخرى ثم قاموا بحساب الوقت الضائع عن طريق التبديل وكانت النتيجة أن المشاركون كانوا أبطأ عند تبديل المهام مقارنة بالوقت الذي أعادوا تكرار نفس المهمة.

اقرأ أيضا: التبادل الثقافي.. فرصتك الذهبية للسفر وأنت طالب أثناء الدراسة

5- اعط كل ذي حق حقه

وزع مهامك على الوقت الذي لديك فماذا لو كان لديك خمس ساعات وأمامك مهام مثل الرد على الايميلات والرد على استفسارات العملاء وتنفيذ مهام طلبها منك مديرك، لذلك يجب توزيع الـ 5 ساعات بعناية على مهامك، وابدأ بكتابة مهامك في ورقة، واعط لكل مهمة وقتها في عدد الساعات، ومن ثم ابدأ بالأهم ثم الأقل أهمية حتى تنتهي من مهامك على طول الـ 5 ساعات وكل شخص حسب أولوياته.

6-  توزيع الانتباه والتركيز

بما أنك قررت أن تعطي لكل مهمة حقها فيجب أن تعطي أيضا انتباهك وتركيزك الكامل لكل مهمة على حدة.

كيف؟ ماذا اذا كان لديك ثلاث مواد يجب مذاكرتها؛ فابدأ بالأهم والعاجل، و اعط تركيزك الكامل لأول مهمة، ثم شجع ذاتك وخذ وقت من الراحة لشحن عقلك بطاقة جديدة فى تأدية نشاط آخر مثل أن تقوم بعمل مشروب دافىء أو تأدية رياضة معينة أو تتسلى بشيء تحبه وأيضا اعط لهذه المهمة حقها حتى تعود بطاقة جديدة، لتعطي تركيزك على مهمة جديدة.

7- اتبع قاعدة 20/80 

هذه القاعدة والمعروفة باسم مبدأ باريتو تؤكد على أن 80% من العواقب تأتى من 20% من الأسباب.

 ويتم تطبيق هذه القاعدة مع الأشخاص في العمل، مثلا هناك من الأشخاص من لديهم وظيفة متمثلة فى تنمية المشاريع فيقرر التركيز بشكل كامل على السبب ليعطي إنتاجية كبيرة.

لذلك يجب ألا ترهق ذاتك عند أدائك 20% فقط من قدراتك.

اقرأ أيضا: أهم طرق المذاكرة بفعالية فتعرف على شخصيتك فى الدراسة

تعدد المهام في سوق العمل

1- لو كنت قائد أو مدير فيجب تشجيع فريق عملك على منع تعدد المهام فى نفس الوقت وتوزيع كل مهمة على كل شخص حسب أولوياته وتشجيع فترات الراحة لفريق عملك.

2- لو كنت موظف يجب التوقف عن التشتيت وليس تعدد المهام.

3- ينظر أصحاب العمل إلى متعددي المهام بأنهم أشخاص يقللوا من الوقت والتكلفة، بدلا من توظيف أشخاص كثيرة وتدريبهم.

تعدد المهام، سلاح ذو حدين

يصبح متعدد المهام بالإضافة إلى أنه يعدد مهامه إلا أنه أيضًا يعدد وظائفه، فيقرر تغيير مجال عمله بين كل حين والآخر، وهذا يعود لعدم تكيفه مع المجال الحالي أو الرغبة في تزويد المعرفة أكثر فأكثر.

ولكن رغم تعدد وظائفه إلا إنه لديه تعدد مهارات وخبرة أعلى؛ نظرًا لانغماسه في العديد من الوظائف والمهام، ويصبح في سوق العمل لديه مرونة عالية على تأدية أكثر من مهمة ولا يرى أن هذا بعيد عن تخصصه، بل أنه يكون مرحب بذلك.

وأخيرا عندما تجد نفسك تؤدي أكثر من مهمة في وقت واحد تخلص من المشتتات وركز على كل مهمة على حدة.

وقبل تأدية مهامك يجب أن تنشئ قائمة مجدولة بالأشياء التي يجب التركيز عليها وابتعد عن مشتتات العقل مثل الهواتف والايميلات.

اقرأ أيضاً: لطلاب الثانوية: كيف تختار التخصص الجامعي المناسب؟

Amira Ayman

تصفح المقالات